Редактор Harvard Business Review: Как справиться с завалами в почте

Заместитель главного редактора Harvard Business Review Сара Грин рассказала о тактиках, которые помогают ей справляться с большим потоком входящих электронных писем. Упомянула журналистка и о тех приёмах, которые ничем не помогли. Редакция ЦП подготовила адаптированную версию этого текста.

Почтовая служба Англии начала функционировать в 1635 году, тогда за получение письма платил адресат. Только двести лет спустя, в 1840 году, система была изменена, и плату стали взимать с отправителя. Грин надеется, что когда-нибудь и в email-переписке произойдет подобный сдвиг и ответственность за письма будут полностью нести отправители. Пока что, однако, продираться сквозь завалы входящей корреспонденции приходится её получателям.

Два года назад, озаботившись проблемой работы с электронной почтой, Грин написала пост, в котором жаловалась на сложившееся положение вещей. В комментариях читатели советовали различные тактики и методы, которые помогли им научиться продуктивно работать с почтой. Сара попробовала предложенные варианты: какие-то ей не помогли совсем, но некоторые действительно оказались полезными. Эти успешные техники не относились напрямую к электронной почте, в их случае речь скорее шла о более общем понятии тайм-менеджмента.

Сара перестала относиться к электронной почте, как к чему-то не имеющему отношения к «реальной работе». На самом деле, разбор накопившихся писем в современном информационном мире — это настоящая работа. Поэтому девушка перестала рассматривать email, как что-то, отвлекающее от выполнения насущных задач, и стала относиться к чтению электронных сообщений, как к возможности построения новых связей — для журналиста это очень важно. Сара говорит, что после того, как ей удалось это осуществить, выделять время на работу с почтой стало гораздо проще. 

Почта не подходит для ведения списков дел

Она перестала использовать email в качестве таск-листа. Раньше Сара оставляла для важных писем пометку «непрочитанные», чтобы вернуться к ним позднее (что не всегда удавалось из-за того, что появлялось много новых сообщений) и иногда писала сама себе письма со списком дел. В итоге она отказалась от этой тактики и начала использовать простое to-do приложение Trello. 

Как справиться со стрессом на работе :: JustLady.ru - территория ...

Какая проблема на работе вызывает наибольший стресс, больше
парализует? Если это завалы, груда нерешенных дел, начните
использовать ...
http://www.justlady.ru/articles-147413-kak-spravitsya-so-stressom-na-rabote

Отказ от встреч

Важным решением стал и отказ от большого числа встреч в один день. Раньше, как помощник главного редактора, Сара могла провести на встречах и совещаниях целый день, а вернувшись к компьютеру обнаружить множество новых входящих сообщений, которые приходилось разбирать все разом. Сначала она попыталась прибегнуть к хитрости и стала выставлять в своем корпоративном календаре «поддельные» двухчасовые совещания, но коллеги быстро сообразили что к чему и все равно отвлекали девушку. Сара говорит, что лучшей тактикой стало создание 30-минутных или часовых «совещаний» в календаре в случайное время на протяжении дня — это позволяет всегда иметь немного времени на то, чтобы разобраться с почтой. 

Никакой почты в отпуске

Теперь за две недели до отправления в отпуск Грин дописывает даты своего отсутствия в email-подпись. Это гораздо более эффективный метод, чем просто массовая рассылка, поскольку позволяет оповестить всех коллег, которые действительно с ней общаются по делу. Люди видят, что у них остается не так много времени для решения своих вопросов, и стараются действовать активнее, поэтому в отпуске Сара может полностью расслабиться и не думать о работе — ведь все дела уже закончены. По возвращению на работу Сара избегает совещаний на протяжении нескольких дней, чтобы полностью войти в курс текущей ситуации. Она говорит, что не видит никакого смысла в том, чтобы как сумасшедшая проверять почту из виноградника в Тоскане, в горах Патагонии или сидя перед рождественской елкой в доме своей бабушки. Мало кто из офисных работников действительно настолько важен, что без его присутствия невозможно было бы решить большинство вопросов. 

Технологии помогают отсеять лишнее

Будучи редактором Harvard Business Review Сара Грин постоянно переживала, что пропускает важные письма из-за горы спама, в которой очередной стартап три раза подряд просит осветить свой проект по созданию инновационных туалетов для кошек. В конце концов она смирилась, и решила, что это технологическая проблема, которая требует технологического же решения. Поэтому Сара установила систему для фильтрации писем SaneBox, которая на основании собственных алгоритмов решает, какие письма важны, а какие — не очень. Последние сообщения отправляются в специальную папку. Таким образом раздел входящих писем избавляется от большого количества нерелевантных сообщений. Кроме того, журналистка воспользовалась и сервисом Unroll.me, который собирает все email-подписки пользователя в списки и позволяет также массово от них отписываться. 

Смартфон экономит время

Неплохим вариантом стало более активное использование смартфона. Большинство текстов с советами по продуктивной работе с email обычно советуют, наоборот, отказаться от телефона. Однако написание сообщений с мобильного устройства позволяет излагать мысли четче и в меньшем объеме. Подпись «отправлено с моего телефона» не позволит адресату почувствовать себя оскорбленным коротким ответом.

Перечисленные выше средства позволили Саре Грин повысить эффективность работы с электронной почтой, но прежде, чем это произошло, она испробовала довольно много методов по оптимизации процесса, которые не помогли.

С чего начать разбирать завал? - Вежа

У меня самой прекрасная любимая творческая работа, но не каждый день, а
несколько. ... Все плохо, я не знаю как справляться.
http://ivezha.ru/threads/37283.html

Отдельные временные промежутки

Популярным советом для тех, кто хочет упорядочить свою работу с электронной почтой, является рекомендации установить конкретное время в течение дня, когда можно читать входящие письма. Этот подход оказался совершенно неэффективен для Сары. Начав в определенное время читать почту, она могла заниматься этим до наступления следующего выделенного под это дело часа. Кроме того, если во время, которое было выделено для проверки почты, проходили какие-то встречи или обсуждения, журналистка была вынуждена их пропускать.

Автоответы

В дни, перегруженные встречами или при приближении дедлайнов сдачи текстов, Сара начала включать в почте автоответы, в которых говорилось, что она не может ответить на сообщения. Однако это не понравилось её собеседникам. Также девушка пыталась включать в такие автоматические письма просьбу написать ещё раз в определнное время (ещё один популярный совет), но получатели этих посланий воспринимали это как наглость.

Краткость

При общении в сети многие пользователи для краткости пишут без знаков препинания и сокращают слова — это ускоряет процесс набора сообщения. Сара работает редактором, поэтому письма вроде «просто супер спс» вызывали у неё отвращение. Кроме того, ей казалось, что собеседники будут думать, что ей лень вставить запятую, и такое отношение их обидит.

Inbox Zero

Грин уверена, что в будущем люди будут смотреть на методологию Inbox Zero (фанатами которой являются некоторые руководители крупных компаний) с таким же умилением, с каким сейчас воспринимается повальное увлечение аэробикой в 80-е: стремление к совершенству, которое вышло за всякие границы. Папка входящие вовсе не обязана быть пустой. Теперь Сара старается сделать так, чтобы счетчик непрочитанных писем содержал только двузначные цифры. Если это число начинает быстро расти, то ей приходится чуть раньше приступать к работе, чтобы успеть снизить показатели до приемлемых.

Здесь и сейчас

Распространенное заблуждение заключается в том, что люди уверены в правдивости правила OHIO (only handle it once), согласно которому отвечать на сообщения надо быстро. Для многих работников, которые занимаются каким-либо креативным делом, это просто невозможно. Чаще всего, даже чтобы просто ответить «да» или «нет» необходимо собрать информацию, запросить мнения коллег и т.п.

Сортировка

Грин говорит, что не может понять, как человек, у которого нет времени на то, чтобы даже прочитать все письма, может успевать сортировать их по папкам. В конце концов, есть же поисковая строка.

Просьбы

Невозможно заставить людей изменить свое поведение. Сколько бы Сара не просила коллег писать в теме письма именно важную информацию, не использовать множество восклицательных знаков и выделения красным, а также писать все вопросы в одном письме, а не присылать сразу пять и все с разными темами, ничего не менялось. Возможно, несколько человек и попытались изменить свой подход, но подавляющее большинство пропустило просьбы мимо ушей.

Жалобы

Отношение к электронной почте, как к вражескому изобретению, имеет свои побочные эффекты. Постоянные упоминания о сотнях писем, на которые даже некогда взглянуть, привели к тому, что люди, которые действительно могли бы написать что-то важное, не делали этого, потому что «у Сары и так всегда куча дел».

Нашли опечатку? Выделите фрагмент и отправьте нажатием Ctrl+Enter.

Редактор Harvard Business Review: Как справиться с завалами в ...

27 май 2014 ... Редактор Harvard Business Review: Как справиться с завалами в ... года
назад, озаботившись проблемой работы с электронной почтой, ...
http://siliconrus.com/2014/05/how-to-manage-all-email/